A gestão hospitalar no Brasil enfrenta um desafio duplo: manter a sustentabilidade econômica e, ao mesmo tempo, assegurar a qualidade assistencial e a satisfação do paciente. Essa sustentabilidade depende de informações precisas, provenientes de indicadores de produção, resultados financeiros, desempenho assistencial e experiência do paciente na jornada de cuidado.
O HIS (Hospital Information System) é a principal ferramenta para reunir e integrar esses dados. No entanto, a eficiência dessa tecnologia está diretamente ligada à qualidade dos registros inseridos no sistema. Um HIS bem configurado, mas alimentado de forma incompleta ou inadequada, equivale a um prontuário clínico em branco: a estrutura está lá, mas o conteúdo é insuficiente para embasar decisões.
Maiores Evidências de Informações Não Efetivadas no HIS
Na prática, diversas situações sinalizam que o fluxo de informações no hospital não está sendo registrado adequadamente no HIS:
- Ausência de informações críticas para indicadores-chave
- Procedimentos realizados, mas não registrados no módulo assistencial ou no faturamento.
- Consultas ou exames sem apontamento de tempo de execução, impactando indicadores de produtividade e fila de espera.
- Registros paralelos ou externos
- Uso de planilhas, cadernos ou anotações avulsas para controlar leitos, exames ou insumos, sem integração ao HIS.
- Listas de controle em setores como enfermagem, farmácia ou centro cirúrgico que não são migradas para o sistema.
- Adaptação de rotinas para “corrigir” falhas de fluxo
- Inserção retroativa de informações para fechar faturamentos ou atender auditorias, gerando inconsistências.
- Cadastro de procedimentos de forma genérica, dificultando análises mais refinadas.
- Inconsistências nos dados
- Pacientes com dados cadastrais incompletos ou incorretos, dificultando integrações e faturamentos.
- Divergência entre dados clínicos e administrativos sobre o mesmo atendimento.
Dificuldades de Gestão Geradas por Registros Deficientes
Quando as informações não fluem de forma qualificada pelo HIS, os efeitos são sentidos em múltiplas dimensões:
- Tomada de decisão comprometida: Sem dados confiáveis, decisões estratégicas passam a ser baseadas em percepções subjetivas ou relatórios incompletos.
- Perdas financeiras: Procedimentos não registrados ou mal descritos resultam em glosas e perdas de receita.
- Dificuldade de medir performance assistencial: Indicadores de taxa de ocupação, tempo médio de permanência ou giro de leito ficam imprecisos.
- Impacto na acreditação e conformidade legal: Falhas no registro comprometem auditorias e processos de certificação como ONA ou Joint Commission.
Como Evitar a Falta de Registros no HIS
A solução exige uma combinação de cultura organizacional, processos bem definidos e uso estratégico da tecnologia:
- Padronização de processos de registro
- Criar fluxos claros para cada tipo de atendimento, garantindo que todas as etapas sejam registradas no HIS.
- Definir campos obrigatórios e validações automáticas para evitar registros incompletos.
- Treinamento contínuo das equipes
- Capacitar colaboradores para compreenderem o impacto do registro no desempenho do hospital.
- Realizar reciclagens periódicas e incluir o uso do HIS como parte da integração de novos profissionais.
- Auditoria interna de dados
- Implementar rotinas de conferência diária ou semanal para identificar e corrigir registros ausentes ou incoerentes.
- Monitorar indicadores de “dados faltantes” e tratá-los como não conformidades.
- Integração entre setores
- Garantir que o HIS seja a única fonte oficial de informações, desestimulando controles paralelos.
- Integrar módulos clínicos e administrativos para reduzir a duplicidade de registros.
- Indicadores de confiabilidade de dados
- Acompanhar métricas como percentual de atendimentos com prontuário completo, índice de glosas evitáveis e tempo médio para registro no sistema.
Conclusão
O HIS é como um “sistema circulatório” do hospital: cada registro é uma célula de informação que alimenta a saúde organizacional. Quando dados deixam de ser inseridos ou são registrados de forma inadequada, ocorre uma espécie de “anemia informacional”, enfraquecendo a capacidade do hospital de se manter sustentável e eficiente.
Ao adotar práticas rigorosas de registro, investir em treinamento e alinhar processos à tecnologia, os hospitais conseguem não apenas gerar indicadores mais precisos, mas transformar dados em inteligência — e inteligência em decisões que fortalecem tanto a gestão quanto o cuidado ao paciente.
